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湖南幼儿师范高等专科学校

关于做好2016届毕业生档案工作的通知

湘幼专学字[2016]20号

各教学系：

为做好我校2016届毕业生档案材料的整理、归档和转递工作，现将具体安排及工作要求通知如下：

一、充分认识毕业生档案工作的重要性

高校学生档案是大学生在校学习期间各种表现真实记载的凭证，是干部人事档案的重要组成部分，关系到学生毕业后的就业、保险、提干、养老、出国等一系列重大问题。各教学系应本着对学生负责，对学校负责的态度，加强毕业生档案材料的收集、整理、保管、归档及转递等各个环节的管理力度，确保毕业生档案材料及时归档和转递。

二、归档对象和归档时间

1.归档对象：2016届全体全日制毕业生

2.归档时间：

学前教育系：2016年6月29日上午

语言文学系：2016年6月29日下午

小学教育系：2016年6月30日上午

艺术教育系：2016年6月30日下午

三、各教学系毕业生档案工作要求

（一）毕业生个人归档材料目录

1.高中/初中毕业生档案

2.高考录取通知书

3.准考证

4.高等学校招生报考登记表（五年制大专学生报名登记表、面试表）

5.高等学校招生考生体检表（五年制大专学生体检表）

6.学生年度综合测评登记表

7.实习鉴定材料；

8.奖励材料：校级及以上获奖证书复印件（需加盖院系公章,并注明复制日期）

9.处分材料：处分及处分撤销材料

10.高校毕业生登记表

11.高校学生学业成绩登记表（学籍表）

12.教师资格认定申报表

13.高校毕业生体检表

14.入团材料（入团志愿书、入团申请书）

15.入党材料

16.报到证副本

17.学历证书复印件

其中，1--5、14项材料绝大多数同学的已在档案中并存于各教学系档案室，对于个别同学的未归档材料本次一并整理；15项由学校党委职能部门直接转学生处学生档案室；16项请各教学系与学校招生就业处联系；17项请各教学系与教务处联系。

（二）毕业生个人归档材料内容要求

1.所有归档材料应当为原件，特殊情况存入复印件的，必须加盖相关职能部门的公章；

2.填写材料一律使用黑色中性笔填写，字迹清晰工整；

3.手续必须完备，凡规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；

4.所有材料按顺序整理好后，依次整齐放入毕业生本人的档案袋内；

5.填写“毕业生档案转递通知单”（附件1）。

（三）各教学系整理毕业生档案的要求

毕业生个人档案材料整理装袋后，请各教学系做好以下工作：

1. 整理装袋的毕业生材料以班级为单位，按照学号自小到大顺序排列（建议用铅笔在档案袋的左上角批注学号）。同名同姓毕业生的归档材料要特别注明相关信息（系、年级、班级、专业、身份证号等），以免发生误装、误发。

2.提供在校期间发展党员（预备党员）名单，以班级为单位排列，便于学校对学生入党材料的核实封装。

3.以班级为单位，填写《湖南幼儿师范高等专科学校2016届毕业生材料入档统计清单》（附件2），打印纸质材料一式两份，各教学系和学生处学生档案室各留存一份。

4.学生将“档案转递通知单”填写好后，以班级为单位收齐，按照“各系2016届毕业生档案材料集体整理归档日程安排”交学生处档案室，盖章后存入学生档案。

5.对于已就业毕业生按要求填写《湖南幼儿师范高等专科学校2016届毕业生档案转递情况一览表》（附件3），并将纸质版和电子版交学生处。其中，有“欠缴学费、毕业考试不合格、补考、在校生参军等”情况者，在“备注”栏填写“缓寄（原因）”，考取外校专升本者，在“备注”栏填写“湖南幼专专升本”。

6.对于未就业（不含已录取专升本）毕业生，按照相关要求填写“XX地市生源未就业毕业生档案转递明细单”（附件4）。其档案需要统一发回生源地。

（四）其它工作要求

1.加强领导，明确责任。各教学系要高度重视，加强领导，明确责任，指定专人分管学生档案工作，组织好本系学生档案资料的收集、保管、移交和归档，协助做好毕业生档案的转递。6月20日下午5点之前，报送本系兼职档案管理员名单，教学系书记签字盖章后报送学生处档案室。

2.加强教育，严明纪律。各教学系负责学生档案材料整理、归档的人员要严格执行有关档案管理的规定，在毕业生档案材料整理、归档过程中，必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。

3.精心组织，周密部署。毕业生档案收集、整理、归档与转递标准严、内容杂、时间紧、任务重，请各教学系详细阅读本通知，组织兼职档案管理员认真熟悉相关流程和工作要求，确保档案整理转递任务顺利完成。

湖南幼儿师范高等专科学校

学生处

二0一六年六月三日

附件：

1.湖南幼儿师范高等专科学校2016届毕业生档案转递通知单

2.湖南幼儿师范高等专科学校2016届毕业生材料入档统计清单

3.湖南幼儿师范高等专科学校2016届毕业生档案转递情况一览表